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Accordo sul trattamento dei dati

Ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 · Ultimo aggiornamento: 8 ottobre 2026

Questo accordo fa parte dei Termini di Servizio e vale fra lo Studio che usa V-Engyne, titolare del trattamento, e Cesare Francesco Pio Lunghi, residente a Trontano (VB), responsabile del trattamento ("V-Engyne"). Riguarda i dati personali che lo Studio e i suoi utenti inseriscono nel Servizio, e quelli che i potenziali clienti dello Studio mandano con il suo modulo pubblico delle richieste o rispondendo a un suo preventivo dal link ricevuto. Lo Studio lo accetta registrandosi; dura quanto il contratto e, dopo, fino alla cancellazione dei dati (sezione 11).

1. Oggetto, natura e finalità

V-Engyne tratta i dati per conto dello Studio solo per fornirgli il Servizio: li registra, li conserva, li mostra agli utenti autorizzati, fa i calcoli richiesti (ore, costi, compensi, fatture, bonifici, flusso di cassa), prepara documenti e file, manda le notifiche, li esporta e li cancella. Per lo Studio pubblica anche il suo modulo delle richieste e i link dei preventivi per i clienti, controlla gli allegati ricevuti, manda a suo nome le email automatiche ai richiedenti e registra data, ora, indirizzo IP e browser di chi apre, accetta o rifiuta un preventivo, come prova della risposta. Non li usa per scopi propri.

2. Dati e persone interessate

Persone: amministratori e collaboratori dello Studio, ex collaboratori, clienti e loro referenti, fornitori, collaboratori occasionali, contatti delle opportunità, chi scrive allo Studio con il modulo delle richieste o risponde a un suo preventivo, e persone che compaiono in documenti o foto caricati.

Dati: nome, contatti e ruolo; codice fiscale, partita IVA, data e luogo di nascita, residenza e telefono; ore lavorate, trasferte e chilometri; ferie, permessi e assenze; tariffe, compensi e IBAN; spese e ricevute; competenze e certificazioni; contratti; dati di clienti e fornitori; fatture; movimenti bancari dello Studio con le loro controparti; note e foto del giornale dei lavori; documenti caricati; richieste ricevute dal modulo con i loro allegati; aperture e risposte ai preventivi (data, ora, indirizzo IP e browser); storico delle modifiche.

Dati sulla salute: un'assenza registrata come "malattia" è un dato relativo alla salute (art. 9 GDPR). Il Servizio ne registra solo il tipo e le date: lo Studio non deve inserire diagnosi, certificati medici o altri dati sanitari nelle note, nei documenti o nelle foto.

3. Compiti dello Studio

Lo Studio decide quali dati inserire e perché, deve avere una base giuridica per trattarli (per esempio il contratto con i collaboratori o un obbligo di legge, e per i dati sulla salute le norme sul lavoro) e deve informare le persone interessate. Deve anche rispettare le regole sul controllo a distanza dei lavoratori (art. 4 dello Statuto dei lavoratori) e decidere a chi dare un account e con quale ruolo.

4. Istruzioni

V-Engyne tratta i dati solo secondo le istruzioni documentate dello Studio: questi Termini, questo accordo e l'uso che lo Studio fa delle funzioni del Servizio. Se un'istruzione ci sembra contraria al GDPR o ad altre norme sui dati lo diciamo subito allo Studio. Se una legge ci obbliga a trattare i dati in altro modo, informiamo lo Studio prima, salvo che la legge lo vieti.

5. Riservatezza

Possono accedere ai dati solo le persone autorizzate da V-Engyne che ne hanno bisogno per il Servizio o per l'assistenza richiesta dallo Studio, impegnate alla riservatezza.

6. Misure di sicurezza (art. 32 GDPR)

7. Sub-responsabili

Lo Studio autorizza V-Engyne a usare questi fornitori, ai quali imponiamo per contratto gli stessi obblighi di protezione dei dati di questo accordo:

Prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile lo comunichiamo via email agli Amministratori almeno 30 giorni prima. Se lo Studio si oppone per motivi legati alla protezione dei dati e non troviamo una soluzione, può disdire senza costi prima che il cambio valga. V-Engyne resta responsabile verso lo Studio per l'operato dei sub-responsabili.

8. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Il database e i file sono in Irlanda. I fornitori con sede negli Stati Uniti possono accedere ai dati per far funzionare o assistere il Servizio: il trasferimento si basa sul Data Privacy Framework UE-USA per i fornitori che vi aderiscono, altrimenti sulle Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea (decisione 2021/914), con le misure della sezione 6.

9. Richieste di autorità fuori dall'Unione Europea

I fornitori della sezione 7 con sede negli Stati Uniti sono soggetti anche alla legge di quel paese, che in certi casi permette alle autorità di chiedere l'accesso ai dati. V-Engyne non dà accesso ai dati dello Studio a un'autorità di un paese fuori dall'Unione se non in base a un accordo internazionale o a una decisione compatibile con il diritto dell'Unione e italiano; se riceve una richiesta, la verifica, la contesta quando non è fondata, fornisce solo i dati strettamente richiesti e informa lo Studio prima, se la legge lo consente. Le misure tecniche contro questi accessi sono quelle della sezione 6, in particolare i dati in Irlanda e la cifratura degli IBAN con una chiave separata. Queste informazioni valgono anche ai sensi degli articoli 28 e 32 del Regolamento (UE) 2023/2854 (Data Act).

10. Assistenza allo Studio

11. Fine del contratto

Alla fine del contratto lo Studio può scaricare tutti i dati, come spiega la sezione 9 dei Termini. Poi V-Engyne li cancella: 31 giorni dopo la richiesta di eliminazione o, se lo Studio non la fa, 12 mesi dopo la fine della prova o dell'abbonamento, previo avviso; le copie di sicurezza si cancellano entro altri 30 giorni. Restano solo i dati che una legge ci obbliga a conservare.

12. Verifiche

Su richiesta diamo allo Studio le informazioni che servono a dimostrare il rispetto di questo accordo. Lo Studio, o un revisore vincolato alla riservatezza, può fare una verifica una volta l'anno, a sue spese e con 30 giorni di preavviso, o in qualsiasi momento dopo una violazione dei dati. Teniamo il registro dei trattamenti svolti per conto degli Studi (art. 30.2 GDPR).

13. Responsabilità e prevalenza

Ognuno risponde dei danni secondo l'art. 82 GDPR, con i limiti dei Termini dove la legge li permette. Per tutto ciò che riguarda i dati personali, se c'è un contrasto fra questo accordo e i Termini prevale questo accordo.

14. Contatti

Per questo accordo scrivi a caesar.on.social@gmail.com.